Hồ sơ năng lực đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc đấu thầu, hợp tác làm ăn. Vậy để hiểu hơn về bộ hồ sơ bạn đừng bỏ qua bài viết sau.
Hồ sơ năng lực là gì? Một bộ hồ sơ năng lực liệu sẽ có những thành phần nào? Vì sao hồ sơ năng lực lại được ứng dụng nhiều trong những vấn đề quan trọng ở công ty như thẩm định, đấu thầu,….? Chi tiết những thắc mắc này của bạn sẽ được làm sáng tỏ và giải đáp ngay bây giờ.
1. Hồ sơ năng lực và cách hiểu đúng?
Hồ sơ năng lực hay còn được biết đến với tên tiếng Anh là Capacity Profile. Bạn có thể hiểu đơn giản đây là một bộ tài liệu có ghi lại thông tin bao quát về công ty một cách đầy đủ nhất. Ví dụ như logo, tên gọi, giá trị cốt lõi, nhân sự cốt lõi, thành tích, năng lực tài chính,… Mục đích chính là dùng để truyền tải thông tin tới đối tượng khách hàng, nhà đầu tư hoặc là chủ thầu, đối tác,…
Hồ sơ năng lực công ty hầu hết sẽ được sử dụng trong các hạng mục đấu thầu dự án. Đặc biệt trong ngành xây dựng, y tế,…thường ứng dụng nhiều để chứng minh năng lực. Các công ty sẽ thể hiện được lợi thế của mình so sánh với các đối thủ khác để nhận được sự hợp tác của đối tác khách hàng.
2. Vai trò của hồ sơ năng lực
Là một trong những tài liệu chào hàng, bán hàng,…vậy nên chắc chắn vai trò của hồ sơ năng lực là rất lớn. Đây không khác gì là chìa khóa để mang tới hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh. Trong đó có thể kể tới 3 vai trò then chốt mà các công ty, doanh nghiệp nhận được khi lập hồ sơ chỉnh chu, tỉ mỉ như:
2.1. Tạo ấn tượng với khách hàng/đối tác
Hồ sơ năng lực được ví như là bộ mặt đại diện cho toàn thể công ty, doanh nghiệp. Nói một cách cụ thể hơn là hình ảnh khái quát thu nhỏ của bất kỳ doanh nghiệp nào. Thông qua bộ hồ sơ này các đối tác, khách hàng có thể dễ dàng đánh giá được sự chuyên nghiệp, tiềm năng phát triển của công ty.
Một bộ hồ sơ ấn tượng với những điểm nhấn riêng sẽ tạo dựng được thiện cảm trong mắt đối tác rất nhiều. Điều này giúp gia tăng thêm sự hứng thú của đối tác, xây dựng sự tin tưởng của đối phương khi đồng hành hợp tác.
2.2. Gia tăng tỷ lệ chiến thắng khi đấu thầu
Một khi tham gia bất kỳ thương vụ hợp tác nào thì Capacity Profile sẽ là vũ khí chiến đấu của mỗi doanh nghiệp. Đây được xem là vật bất ly thân của người đại diện đấu thầu. Bộ hồ sơ như đóng vai trò là nhân viên kinh doanh được gửi đi với nhiệm vụ giao tiếp và thuyết phục đối tác, khách hàng.
Với bộ hồ sơ này bạn không cần mất thời gian trình bày với đối tác khách hàng về công ty, doanh nghiệp bản thân. Thay vào đó, bạn có thể tặng hoặc gửi trước hồ sơ cho khách hàng tham khảo trước khi tham gia đấu thầu. Như vậy khách hàng có thể tìm hiểu sâu hơn khi bạn đề xuất hợp tác.
Đặc biệt đối với một bồ hồ sơ chuyên nghiệp, súc tích, ngắn gọn và chính xác hội tụ đầy đủ thông tin mà khách hàng cần sẽ là chìa khóa thành công cực lớn. Chắc chắn bạn sẽ ghi điểm ngay trong mắt đối tác và giành được cơ hội về tay so với đối thủ cạnh tranh.
2.3. Tối ưu khả năng quảng bá thương hiệu
Hồ sơ năng lực được xem là công cụ hữu hiệu trong việc quảng bá thương hiệu rộng rãi với các đối tác, khách hàng. Bởi lẽ nội dung trong hồ sơ trình bày đầy đủ thông tin về thương hiệu về lịch sử, năng lực lẫn cách thức hoạt động. Do đó với bộ hồ sơ giúp mọi người có thể nắm bắt được thông tin công ty một cách nhanh chóng, thôi thúc họ tiến tới hợp tác.
Đặc biệt đối với một bộ hồ sơ được thiết kế khoa học, ấn tượng có thể truyền tải thông điệp công ty đến đối tác khách hàng chính xác, dễ dàng gây ấn tượng và thiện cảm hơn. Thêm vào đó, ngoài việc có bản cứng hiện nay hồ sơ năng lực còn có thể chuyển thành bản E – Profile hay file PDF. Vậy nên bạn có thể đăng tải và gửi cho khách hàng qua email, tin nhắn đầy nhanh gọn. Từ đó việc giới thiệu công ty, thương hiệu trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
3. Thành phần cần có trong bộ hồ sơ năng lực
Về thành phần có trong bộ hồ sơ năng lực tùy vào ngành nghề, lĩnh vực hoạt động mà mỗi bộ hồ sơ sẽ có phương án trình bày khác nhau. Tuy nhiên không phải vì thế mà không có điểm chung đâu nhé. Về cơ bản trong bộ hồ sơ đầy đủ không thể thiếu đi các thành phần cốt lõi như sau:
3.1. Thư ngỏ
Đây là thành phần không thể thiếu trong một bản hồ sơ năng lực. Là lời chào hỏi thay mặt người chịu trách nhiệm cao nhất của công ty. Giọng văn sử dụng là giọng văn trang trọng, thân tình và không kém phần hãnh diện, tự tin. Thư ngỏ đa phần nêu lên được năng lực cũng như giá trị tầm vóc của công ty, doanh nghiệp.
3.2. Giới thiệu công ty
Tiếp đến là những thông tin cơ bản giới thiệu về công ty. Ví dụ chẳng hạn như:
- Tên công ty
- Giấy phép kinh doanh
- Lĩnh vực hoạt động
- Lịch sử hình thành
- Cách thức liên hệ
- Phương châm hoạt động
- Tầm nhìn và sứ mệnh
- Giá trị cốt lõi
- Lĩnh vực kinh doanh
- …
3.3. Năng lực công ty
Năng lực công ty cũng đóng vai trò quan trọng không kém trong việc xây dựng hồ sơ năng lực. Vậy nên bạn nhớ cần chú ý trình bày sao cho thật đảm bảo và chi tiết nhất. Trong đó, bộ hồ sơ cần trình bày đầy đủ các thông tin như:
- Năng lực nhân sự: Cụ thể là sơ đồ tổ chức, ban lãnh đạo và nhân sự chủ chốt. Đi kèm với đó là quy mô nhân sự, thông tin bằng cấp nếu cần thiết.
- Năng lực sản xuất, thi công: Bạn hãy đưa ra hình ảnh minh họa, ví dụ cụ thể về quy trình sản xuất, công nghệ, máy móc, dây chuyền sản xuất, nhà xưởng,…
- Năng lực tài chính: Đây được xem là cơ sở để nhà đầu tư có căn cứ để đưa ra quyết định liệu có nên đầu tư hay không. Vì thế nên bạn cần khéo léo trong việc trình bày.
- Danh sách khách hàng, đối tác: Bạn hãy liệt kê ra một danh sách cụ thể những khách hàng, đối tác mà doanh nghiệp từng hợp tác. Mục đích chính là nói cho người xem biết năng lực của doanh nghiệp trong thực tế và mối quan hệ với các nhà cung ứng,…
- Danh sách dự án triển khai: Ngoài ra bạn cũng đừng quên liệt kê danh sách các dự án triển khai. Mục này cũng đóng vai trò vô cùng then chốt nên bạn phải chú ý. Bởi lẽ khách hàng, đối tác thường sẽ đặt câu hỏi để xác định có nên đầu tư không.
- …
3.3. Thành tích đạt được
Ngoài ra bạn cũng nên liệt kê thông tin về dự án, bằng khen, giấy khen mà doanh nghiệp đạt được. Đây sẽ là thành phần giúp bộ hồ sơ năng lực của bạn thêm phần đẹp hơn trong mắt đối tác, khách hàng. Thông qua đó, khách hàng và đối tác cũng an tâm hơn trong việc hợp tác.
4. Những lưu ý khi xây dựng một bộ hồ sơ năng lực
Một bộ hồ sơ năng lực nên được thiết kế chuyên nghiệp, hoàn thiện. Tất cả phải đảm bảo được những tiêu chí cơ bản như sau đây:
- Hồ sơ thể hiện được tối ưu những giá trị đặc trưng của doanh nghiệp thông qua nội dung, hình ảnh xuyên suốt.
- Hình ảnh tích hợp trong hồ sơ cần phải đảm bảo tính chân thực, ấn tượng để dễ dàng ghi lại dấu ấn trong mắt người xem.
- Một khi triển khai nội dung hồ sơ cần xây dựng sao cho súc tích, ngắn gọn và đầy đủ nhất. Nếu được bạn có thể triển khai sao cho mang đậm cá tính riêng.
- In ấn thành phẩm hồ sơ khi thực hiện phải đảm bảo chất lượng và có giá trị sử dụng lâu dài.
- …
5. Hình thức trình bày hoàn thiện của bộ hồ sơ năng lực
Một bộ hồ sơ năng lực hầu hết sẽ được thiết kế và in ấn đóng thành quyển. Trung bình một quyển như vậy có độ dày khoảng 20 trang trở lên. Và để sở hữu được bộ hồ sơ thật sự ấn tượng bạn nên chú ý trình bày như sau:
Tone màu và chủ đề
Bạn có thể chọn màu chủ đạo dựa vào lĩnh vực làm hoặc là game màu liên quan đến bộ nhận diện thương hiệu. Ví dụ như hồ sơ năng lực của công ty môi trường có thể chọn màu xanh lá, hồ sơ của doanh nghiệp thực phẩm, đồ ăn nhanh chọn tone màu đỏ, vàng,…
Dàn trang
Khi dàn trang bạn cần chú ý sắp xếp nội dung lên các trang sao cho thật dễ nhìn, đẹp mắt và đảm bảo logic nhất. Cách dàn trang hiệu quả tương tự như cách thức của các tạp chí hay ấn phẩm in ấn. Thế nên trước khi dàn trang bạn cần một bản demo để phân chia bố cục nội dung cho từng trang.
Sản xuất hồ sơ
Khi sản xuất hồ sơ năng lực doanh nghiệp cần chú trọng tới hình ảnh trình bày. Tốt nhất là ưu tiên sử dụng ảnh chụp chứ không sử dụng ảnh thiết kế. Bởi vì ảnh chụp sẽ tạo độ chân thực hơn hẳn ảnh ấn phẩm giá trị PR.
Phân bố lượng trang
Đây là điều quan trọng mà doanh nghiệp phải hết sức quan tâm. Bạn hãy xây dựng làm sao hồ sơ có độ dài trang thực sự cân đối và đạt chuẩn giá trị thẩm mỹ nhất.
Thiết kế trang bìa
Nếu trang bìa thiết kế có độ thu hút cao thì người đọc mới có thể tìm hiểu nội dung bên trong. Đây cũng là nhân tố đánh giá sự chuyên nghiệp và sự tận tâm của doanh nghiệp. Chính vì thế bạn nhớ thiết kế trang bìa cẩn thận, đảm bảo nghiên cứu, đầu tư kỹ càng.
6. Kết luận
Hồ sơ năng lực mặc dù chỉ là tài liệu nhỏ gọn nhưng hội tụ đầy đủ những thông tin quan trọng của công ty, doanh nghiệp. Với cuốn hồ sơ này khách hàng sẽ dễ dàng đánh giá năng lực làm việc, tiềm năng tối ưu hiệu quả hợp tác giữa hai bên. Do đó bạn hãy chú ý cẩn thận trong việc soạn thảo và thiết kế sản phẩm.
